Timeføringsmodulen

Med timeføringsmodulen i Luca registrerer du timer direkte i systemet og knytter dem til prosjekter, kunder og ansatte. Timene sendes til godkjenning, og godkjente timer kan faktureres til kunden og utbetales som lønn.

Kom i gang

• Aktiver timeføringsmodulen under Innstillinger → Mitt abonnement → Timeføring. Modulen prises per bruker.
• Vil du registrere timer på prosjekter og fakturere dem, må du også aktivere Prosjekter
• Vil du utbetale timer som lønn, må du ha Lønn.

Priser på våre tilleggsmoduler kan du finne i Luca prisoversikt.

Når modulen er aktivert, får du menyen Timeføring med disse sidene:

• Min uke: før timene dine for én uke om gangen og lever dem til godkjenning
• Til godkjenning: leverte timer som venter på godkjenning (bare for de som kan godkjenne)
• Timer: oversikt over alle timer som er ført
• Ufakturert tid: godkjente, fakturerbare timer som ikke er fakturert ennå (krever Prosjekter)
• Aktiviteter: typene arbeid dere registrerer timer på

Legg inn aktivitetene dine

En aktivitet er typen arbeid timene registreres på, for eksempel rådgivning, utvikling eller reisetid. Det lønner seg å legge inn aktivitetene før du begynner å registrere timer.

1. Gå til Timeføring → Aktiviteter → Ny aktivitet
2. Skriv en Beskrivelse, for eksempel “Konsulenttimer”
3. Velg eventuelt:
   • Lønnstype: hvilken lønnstype timene utbetales som. Denne vises når du har lønnsmodulen, og lønnstypen må telles i timer.
   • Prosjekt: hvis aktiviteten bare skal kunne brukes på ett bestemt prosjekt
   • Produkt: hvilket produkt timene faktureres som. Velger du ikke et produkt, oppretter Luca et produkt med aktivitetens navn første gang timene faktureres.
4. Kryss av for Fakturerbar hvis timene på aktiviteten vanligvis skal faktureres
5. Fyll inn Standard timesats
6. Lagre

Registrer timer i Min uke

Min uke er den raskeste måten å registrere timer på. Du ser én uke fra mandag til søndag, med en rad for hver kombinasjon av prosjekt og aktivitet.

1. Gå til Timeføring → Min uke
2. Velg Aktivitet nederst, og Prosjekt om du har dette, og trykk Legg til rad. Vil du bruke de samme radene som forrige uke, trykker du Kopier fra forrige uke og velger Alle eller én rad.
3. Skriv inn timene i feltet for hver dag, for eksempel 7,5 eller 7:30. Timene lagres med en gang du går ut av feltet.
4. Bruk Tab eller Enter for å gå til neste dag. Med Shift+Enter åpner du notatet for dagen.
5. Når uken er ferdig, trykker du Lever uke. Timene låses og sendes til godkjenning.

Kjekt å vite:

Øverst ser du summen per dag og for uken, sammenlignet med normtiden. Normtiden hentes fra arbeidsforholdet ditt i lønn, eller fra selskapets standard arbeidsuke.

Du kan registrere høyst 24 timer på en dag. Har en dag flere timeføringer, eller en timeføring med start- og sluttid, må du endre den i selve timeføringen.

Har du full tilgang til timeføring, kan du velge en annen person øverst til høyre og registrere timer i uken deres.

Registrer én og én time

Du kan også registrere en enkelt time:

1. Trykk Ny timeføring på Min uke eller under Timeføring → Timer
2. Velg Aktivitet, og Prosjekt om du har dette. Listen vil vise aktivitetene som hører til prosjektet, og de som ikke er knyttet til noe prosjekt.
3. Velg Dato og fyll inn Timer og Minutter
4. Skriv eventuelt et Notat
5. Hvis timen skal faktureres, kryss av for Fakturerbar og kontroller Timesats. Skal kunden faktureres for en annen tid enn den du har brukt, krysser du av for Fakturerbar tid forskjellig fra medgått tid og fyller inn de fakturerbare timene.
6. Kryss av for Levert når timen er klar til godkjenning, eller lagre uten å krysse av hvis du vil fortsette senere

Har du full tilgang til timeføring, ser du også disse feltene:

• Utført av: før timer for en kollega
• Godkjent: godkjenn timen med en gang. Timen må også være levert.
• Utbetales som lønn: timen tas med i neste lønnskjøring. Dette krysses av automatisk når aktiviteten har en lønnstype og personen er koblet til en ansatt.

Godkjenn timer

Leverte timer havner under Timeføring → Til godkjenning, gruppert per person og uke. For hver uke ser du hvor mange timer som venter, hvor mange som er fakturerbare, og hvordan uken ligger an mot normtiden. Du ser også om personen har timer som ikke er levert ennå.

• Trykk Godkjenn uke for å godkjenne alle leverte timer i uken
• Vil du bare godkjenne noen av timene, trykker du Vis timeføringene, krysser av for timene og trykker Godkjenn valgte
• Er noe feil, krysser du av for timene og trykker Avvis. Skriv en kommentar om hva som må rettes. Personen får kommentaren på e-post, og den vises også ved timeføringen. Når timene er rettet, leveres de på nytt.

Når det ligger timer til godkjenning, viser Luca en påminnelse med lenke til siden.

Vil du at ingen skal kunne godkjenne sine egne timer, går du til Innstillinger → Timeføring og krysser av for Krev at timer godkjennes av en annen.

Rediger og slett timer

Du kan redigere eller slette en time under Timeføring → Timer med blyanten eller søppelbøtte-ikonet ved siden av timen.

Hva du kan gjøre, avhenger av statusen:

• Ikke levert: kan endres og slettes
• Levert: låst. Fjern avkrysningen for Levert for å endre eller slette timen.
• Godkjent: låst. Noen med full tilgang må fjerne Godkjent og deretter Levert.
• På et fakturautkast: kan ikke endres. Slett fakturautkastet, eller linjen på utkastet, så blir timen ledig igjen.
• Fakturert: timen er på en sendt faktura og kan ikke endres eller slettes
• Utbetalt: timen er på en ferdigstilt lønnsslipp og kan ikke endres eller slettes

Kjekt å vite:

På siden Timer kan du filtrere på periode, person, prosjekt og om timene er levert, godkjent eller skal utbetales som lønn.

Med Eksporter data henter du ut timene. Kolonnen Status viser om en time er Fakturert, Utbetalt eller Vil legges på lønnsslipp.

Fakturer timer

Godkjente, fakturerbare timer til og med i dag, som ikke ligger på en faktura, kan faktureres til prosjektets kunde.

Steg 1A: Fra Ufakturert tid

1. Gå til Timeføring → Ufakturert tid. Timene er gruppert per kunde og prosjekt, med antall timer og beløp ekskl. mva.
2. Trykk Lag faktura ved prosjektet

Steg 1B: Fra prosjektlisten

1. Gå til Prosjekter
2. Prosjekter med ufakturerte timer viser “Du har X med ufakturert tid” under Status. Trykk Lag fakturautkast.

Steg 2: I vinduet som åpnes

1. Kryss av for timene som skal faktureres. Nederst ser du hvor mange timer og hvilket beløp du har valgt.
2. Trykk Lag fakturautkast

Står et prosjekt under Prosjekter uten kunde, legger du til en kunde på prosjektet først. Timer under Timer uten prosjekt må knyttes til et prosjekt før de kan faktureres.

Utbetal timer som lønn

Timer med avkrysningen Utbetales som lønn kan tas med i lønnskjøringen når de er godkjente:

1. Opprett en lønnskjøring. Godkjente timer til og med slutten av måneden legges automatisk på lønnsslippen til den ansatte.
2. Under Timer fra timeføringen i lønnskjøringen ser du timene på hver lønnsslipp, og timer som fortsatt venter på godkjenning eller ikke er levert
3. Er flere timer godkjent etter at du opprettet lønnskjøringen, trykker du Hent godkjente timer

Hent timer fra Harvest

Bruker dere Harvest til timeføring, kan du koble Harvest til Luca fra Innstillinger → Timeføring. Da hentes timene inn i Luca, og du kan fakturere dem og utbetale dem som lønn herfra.

Hvem kan gjøre hva?

Hva en Luca-bruker kan gjøre, styres av tilgangen til timeføring under Innstillinger → Brukere:

• Full tilgang til egne: føre, endre og levere sine egne timer
• Full tilgang: i tillegg se alle timer, føre timer for andre, godkjenne og avvise timer, og bestemme om timer skal utbetales som lønn
• For å fakturere timer trengs full tilgang både til timeføring og til salg